| Antecedentes En los últimos años, de la mano de los avances de las tecnologías de la información, la globalización y los procesos de reforma y modernización del Estado, la función de abastecimiento ha vivido un significativo cambio de rol, pasando de un papel más bien secundario a otro cada vez más esencial. Una buena gestión de abastecimiento ayuda a las organizaciones a lograr sus objetivos estratégicos, funcionar bien en el “día a día” y simultáneamente disminuir costos. Además, en el caso del sector público, también mejora la transparencia, aspecto esencial considerando que las compras se efectúan con el aporte de todos los ciudadanos. El Gobierno de Chile ha visualizado estas oportunidades y a través de ChileCompra avanza en su consolidación. Entre las variadas herramientas que ofrece ChileCompra para que los organismos mejoren su gestión de abastecimiento, se coloca a disposición de los usuarios de ChileCompra una serie de guías prácticas referentes al proceso de adquisiciones para instituciones públicas. |
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| Introducción
a las guías prácticas 2 al 10 El presente documento resume el contenido de nueve guías prácticas – correspondientes a las números 2 al 10 - sobre gestión de abastecimiento para los usuarios compradores de ChileCompra. El objetivo de estas guías es apoyar las necesidades de formación en el área de gestión del abastecimiento, dirigida a:
La selección de temas pretende ayudar a mejorar la gestión estratégica (de mediano y largo plazo) y táctica (de corto plazo) de las entidades compradoras del sector público. Por esta razón se consideró que la mejor alternativa era estructurar las guías comenzando con una que mostrase mediante una visión integral el proceso de abastecimiento, para luego entregar en las siguientes guías elementos teóricos y prácticos para su gestión estratégica y táctica. La siguiente figura grafica el proceso de abastecimiento y las etapas que lo componen:  Las siguientes dos guías incorporan un par de temas estratégicos fundamentales en el área de gestión de abastecimiento y que se relacionan con el proceso en su conjunto: la planificación y la gestión de información de las compras. Las seis guías siguientes apoyan a la gestión diaria de la organización, explicando una etapa o un conjunto de etapas del proceso de abastecimiento, de manera que se relacionan directamente con las funciones habituales de los usuarios compradores y, de este modo, apoyan las actividades cotidianas que desarrollan. La siguiente figura muestra la relación entre los temas de las guías y las etapas del proceso de abastecimiento: 
La estructura de cada guía contiene una tabla de contenidos, una breve introducción, el desarrollo o cuerpo central de los temas, las áreas de impacto y material de apoyo, tales como ejemplos, referencias bibliográficas y virtuales, referencias a otras guías, esquemas explicativos, etc. Además son breves, con una extensión promedio de 15 páginas. Aún cuando las guías son en su mayoría autoexplicativas, nuestra recomendación es leerlas en la misma secuencia lógica con que han sido presentadas, partiendo con una visión integral y estratégica del proceso de abastecimiento, para luego continuar con aquellas guías que presentan elementos prácticos de referencia frecuente durante la realización de los procesos de compras. Finalmente, le invitamos a leer cada una de las guías – cuyos contenidos resumimos a continuación– y esperamos que su uso les permita mejorar continuamente sus compras y ser cada vez más eficaces, eficientes y transparentes. |
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| Resumen guías prácticas
2 al 10 Guía 2 Proceso de Abastecimiento Esta guía tiene el objetivo de entregar una visión global e introductoria al proceso de abastecimiento de las organizaciones públicas. En ella se describe el proceso como un conjunto de actividades que se relacionan con la compra y contratación, y que comprenden desde la identificación de necesidades hasta la extinción de la vida útil del bien o servicio. Estas actividades pueden ser agrupadas en 6 etapas que componen el proceso: La guía contiene la descripción general de cada una de estas etapas, haciendo énfasis en los factores críticos de éxito y en los actores que participan en ellas. |
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| Guía
3 Planificación de Compras Para contar con un buen proceso de abastecimiento, se debe desarrollar un plan o visión estratégica de las adquisiciones, el que debiera incluir:
La planificación de las compras apoya los objetivos estratégicos de la institución, ayuda a conseguir precios más competitivos, efectuar compras oportunas, y aumentar la productividad de la organización. Además una adecuada planificación sirve para guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para las instituciones del sector público. Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, identificar potenciales proveedores para cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc. En esta guía se describen las numerosas y sustanciales ventajas de planificar las compras y el rol clave que juegan los directivos para que todos los usuarios de la organización las comprendan, así como para que reconozcan la labor esencial que desempeña el área de abastecimiento. Luego se presenta la planificación de
las compras como un proceso de tres etapas:
Cada una de estas etapas es desarrollada y explicada con ejemplos ilustrativos, destacando en qué consisten y señalando actividades que favorecerán su éxito y factores claves de tener en consideración.
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| Guía
4 Gestión de la Información de Compra La gestión de información de compra es la capacidad de nuestra organización para registrar, procesar, almacenar y distribuir la información relacionada con nuestras compras. En los últimos años ha adoptado una función cada vez más relevante, con un carácter estratégico por su gran valor para aumentar la competitividad y generar beneficios. El contenido de la guía apunta a introducir el concepto de información y su apoyo elemental en la toma de decisiones para la consecución de los objetivos locales y globales de la organización, describiendo por qué es importante gestionar la información y cómo hacerlo, destacando elementos teóricos y prácticos de apoyo. Se señala la importancia de utilizar información de calidad, cómo reconocerla y los aportes que esta puede hacer en el proceso de adquisiciones, en la gestión diaria, en las decisiones de mediano y largo plazo, y para hacer los procesos más transparentes. Otro punto que abarca la guía es la clasificación de la información según su fuente de origen, interna y externa, destacando ejemplos de información relevantes que se pueden obtener de cada fuente, dónde encontrarlos y qué uso se les puede dar.
Posteriormente la guía se enfoca en qué registrar y cómo hacerlo, destacando la importancia del uso de indicadores, qué son, y cómo construirlos y controlarlos. Para concluir esta parte se entrega una lista de ejemplos de indicadores, clasificados según el uso que se les puede dar (gestión diaria, gestión de mediano plazo y transparencia) y se destacan cuales de ellos son claves de seguir y controlar. Finalmente, la guía aborda en forma general el tema de las tecnologías de la información, su importancia y el aporte que significan para una adecuada gestión de la información. |
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| Guía
5 Definición de Requerimientos El proceso de adquisiciones comienza por la etapa de definición de requerimientos, que en términos prácticos, consistirá en generar una definición clara y precisa de los aspectos más relevantes del producto o servicio que se necesita comprar o contratar. Al hacer esto, también se establecen los criterios mediante los cuales se compararán las ofertas. Durante esta guía se destaca la importancia de realizar una buena definición de requerimientos, pues marca el inicio del proceso de adquisición y determina en gran medida el resultado del mismo. Por esta razón se explican aspectos claves para el éxito de esta etapa, como lo son:
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| Guía
6 Selección del Mecanismo de Compra La selección del mecanismo de compra es la segunda etapa del proceso de abastecimiento. Es el proceso mediante el cual la se define el sistema que se utilizará para realizar la compra o contratación de un bien o servicio. La Ley de Compras
Públicas establece cuatro grandes tipos de adquisición
o mecanismos de compra que se ilustran en el siguiente esquema: En esta guía se describe en qué consiste y cuándo se debe utilizar cada uno de los mecanismos identificados. Finalmente se desarrolla la idea de diferenciar las compras según su complejidad o naturaleza. Se distinguen tres categorías:
Cada categoría se va asociando a mecanismos de compra más eficientes y adecuados, destacando aspectos importantes a considerar, ejemplos para identificarlas, y procedimientos para seleccionar el mecanismo de compra indicado.
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| Guía
7 Convenio Marco El Convenio Marco es un mecanismo de compra
definido por la Ley de Compras Públicas, la que establece
que debe ser la primera opción para satisfacer una adquisición
de bienes o servicios, ya que da amplias garantías de transparencia,
eficacia y eficiencia. En esta guía se describe qué es
un Convenio Marco, señalando cuál es su origen y cómo
se implementan. Se explica la labor de la Dirección de Compras
y Contratación Pública para concretar los convenios
y la importancia que reviste en esto la información que se
requiere de las organizaciones públicas a través de
los planes de compra. Posteriormente se señalan las características
de las adquisiciones que se realizan por medio del Catalogo Electrónico
de Convenios Marco, detallando las numerosas ventajas de hacerlo,
y qué hacer si se encuentran condiciones más ventajosas
fuera de él. Finalmente se describen cuáles son los pasos que se deben seguir al utilizar este mecanismo de compra, utilizando ejemplos gráficos y consejos para realizarlos exitosamente. Estos pasos son: 1. Búsqueda del producto o servicio. 2. Evaluación y elección de alternativas. Se señalan algunos aspectos posibles de comparar. 3. Emisión y recepción de la Orden de Compra (OC). Se describen aspectos que no se deben olvidar de chequear y qué hacer cuando se requiere cancelar una OC o si el proveedor la rechaza. 4. Gestión de la entrega
y del pago. Incluye en qué consiste, que información
se requiere y qué hacer si existen incumplimientos con respecto
a lo ofertado y lo entregado efectivamente.
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| Guía
8 Licitación Pública – Privada La licitación es un mecanismo de adquisición establecido en la Ley de Compras Públicas y que se caracteriza por ser un proceso participativo y formal que busca obtener mejores compras. En esta guía se explica, en primer
lugar, en qué consiste una licitación, se señalan
las diferencias entre una licitación pública y una
privada, y cuándo debe utilizarse cada una de ellas. En segundo lugar se presentan las etapas esenciales
que componen la licitación, las cuales se describen utilizando
elementos prácticos de apoyo para la realización de
cada una de ellas y apoyándolos con ejemplos.
Evaluación de las ofertas, se señala que se debe analizar cuantitativa y cualitativamente si ellas satisfacen las especificaciones y se destaca que es una etapa crítica desde el punto de vista de los potenciales proveedores. Por ello es muy importante que las evaluaciones sean realizadas basándose en los criterios establecidos en las bases, apoyando el concepto con un ejemplo completo y gráfico con respecto a los criterios y la confección de la planilla de evaluación. También se incluyen en este punto las aclaraciones de ofertas o solicitud de mejora a los oferentes. • Adjudicación, se detalla la manera de realizarlo, y cuándo no se debe adjudicar.
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| Guía
9 Trato Directo Dentro de los mecanismos de compra que se contemplan en el actual sistema de adquisiciones del sector público se encuentra el sistema de contratación mediante trato directo. El trato directo es un procedimiento simplificado de contratación de un servicio o adquisición de un bien, que en términos generales no considera todos los requisitos y formalidades propios de una licitación pública o privada. Se trata de un mecanismo de compra que se usa de manera excepcional, cuando no es posible usar el Catálogo Electrónico o la Licitación Pública y requiere ser justificado mediante una resolución fundada. La guía número 9 describe, en primer lugar, en qué consiste la contratación directa, explicando la clasificación que se puede realizar según el tipo de proceso que se utilice, es decir, abierto o público con cotización, cerrado o privado con cotización y sin cotización. En segundo lugar, se explican las ocasiones en que puede utilizarse este mecanismo, y que son las excepciones que establecen, el Art. 8 de la Ley y el Art. 10 del Reglamento de Compras. Cada una de estas excepciones es explicada y apoyada con un ejemplo representativo del caso al cual se refiere. Finalmente, la guía señala qué pasos debemos seguir para efectuar una adquisición mediante trato directo, diferenciando las actividades a seguir cuando el trato se realiza con cotización o sin ella.
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| Guía
10 Gestión del Contrato La gestión de los contratos ha adquirido un importante rol en las organizaciones, tanto públicas como privadas. Poco sirve haber realizado todo el proceso previo de la adquisición correctamente, si no contamos con una efectiva gestión para la aceptación oportuna y efectiva de los bienes y servicios, para la gestión post entrega y para gestionar la información generada en pos de mejores decisiones para nuevas adquisiciones. En esta guía se describe qué
es un contrato, y cómo es particularmente el contrato de
suministros y servicios, normado en la Ley de Compras N° 19.886.
Para este último se explican las distintas formas de materializarlo
dependiendo de la complejidad de la contratación o adquisición
que se vaya a realizar. Se trata la gestión de los contratos,
tema en el que se profundiza y enfoca la guía, pues se parte
de la base que el usuario sabe cómo hacer y redactar un contrato
y, por lo tanto, se entregan las herramientas para su correcta gestión
una vez que ya se encuentra elaborado. Dentro de esta última parte se explica
qué significa gestionar los contratos y para qué hacerlo.
Luego se señala cómo se debe llevar esto describiendo
las siguientes actividades claves:
Cada una de estas actividades es explicada destacando
elementos críticos, ejemplos y cómo es la perspectiva
del proveedor hacia ciertas acciones del comprador. Posteriormente se abordan dos aspectos claves en relación con la gestión de los contratos en su conjunto: la revisión de los contratos vigentes y la evaluación de los contratos. El primer tema complementa una de las etapas del Programa de Mejoramiento de las Compras Públicas, y el segundo destaca la importancia de la información registrada para elaborar indicadores que entreguen una visión global, que permita analizar los principales problemas que se presentan y las causas que los originan.
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