Departamento de Administración y Finanzas

El Departamento de Administración y Finanzas tiene como objetivo gestionar eficientemente los recursos institucionales, financieros y operacionales, con el fin de asegurar su disponibilidad para el logro de los objetivos definidos. Asimismo, debe garantizar la adecuada gestión administrativa y documental de la institución, orientada a la optimización de procesos internos y cumplimiento de lineamientos gubernamentales.

Las funciones del Departamento de Administración y Finanzas son las siguientes:

a. Gestionar el ciclo presupuestario de la organización: formulación del proyecto de presupuesto anual, gestión, control y supervisión de la ejecución presupuestaria de la institución; alineando a la estrategia institucional y con foco en la gestión por resultados.

b. Visar actos administrativos, certificados o documentos institucionales que comprometan recursos presupuestarios contemplados en la Ley de Presupuesto y/o recursos extrapresupuestarios.

c. Generar reportes financieros y presupuestarios requeridos por las entidades que regulan la materia.

d. Llevar un correcto relacionamiento e interacción con instituciones externas en materia de presupuesto.

e. Registrar y controlar las modificaciones presupuestarias realizadas o solicitadas a la Institución.

f. Asegurar el correcto y oportuno registro de los hechos económicos, presupuestarios y contables de la institución, así como la debida contabilidad del Servicio de Bienestar, generando los reportes contables requeridos por las entidades que regulan la materia.

g. Asegurar la correcta y oportuna presentación de los estados financieros de la institución.

h. Realizar debida y oportunamente el control de la operación del sistema de remuneraciones institucional y el cálculo de los pagos de remuneraciones, previsionales, de impuestos, de proveedores y otros de los funcionarios de la institución y de las personas contratadas en modalidad de honorarios, de acuerdo con las instrucciones y normativas que regulan la materia.

i. Coordinar, controlar y monitorear el cumplimiento de la gestión de contratos de la institución, así como proponer mejoras en esta gestión, asegurando el cumplimiento de los hitos relevante sobre la ejecución de los mismos.

j. Diseñar, administrar, controlar y monitorear el cumplimiento de los contratos asociados a servicios generales, de mantención y otros que garanticen las adecuadas de condiciones internas de funcionamiento y cumplimiento de normas de higiene y seguridad de las instalaciones.

k. Asesorar y gestionar la correcta ejecución de los procesos de compra con el fin de asegurar el uso eficiente de los recursos públicos para abastecer a la Institución, cumpliendo la normativa vigente.

l. Gestionar, controlar, conciliar, registrar e informar todos los movimientos financieros emanados de la inscripción del Registro de Proveedores.

m. Preparar las cuadraturas de los pagos del Registro de Proveedores y ejecutar los reintegros que correspondan si procediere.

n. Elaborar las conciliaciones de pagos por la inscripción de proveedores, con la información del Registro de Proveedores y reportes emanados por la Tesorería General de la República.

ñ. Gestionar la conciliación bancaria de todas las cuentas corrientes de la institución.

o. Asegurar las condiciones materiales para la operación de la Institución, procurándola óptima y oportuna provisión, asignación y utilización de los recursos materiales y de servicios básicos necesarios para el funcionamiento institucional.

p. Velar por el debido resguardo de los distintos activos, instrumentos financieros, bienes y otros que se encuentren a nombre de la institución o bajo su administración. Asimismo, registrar, custodiar, devolver y cobrar los distintos documentos de garantía que posea la Institución.

q. Controlar, resguardar y disponibilizar la documentación de la institución, asegurando su debida gestión y registro conforme a la normativa vigente.

r. Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ámbito, considerando además las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, así como el análisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas definidas.

s. Otras funciones que le sean asignados por la Dirección.