Área de Estrategia y Gestión Institucional

El Área de Estrategia y Gestión Institucional tiene por objetivo asegurar el cumplimiento de la estrategia institucional a través de asesoría en materia de plan estratégico, control de gestión, gestión de procesos y riesgos, gestión de proyectos y la distribución y administración racional de los recursos financieros, presupuestarios y humanos de la Institución; promoviendo e implementando políticas y medidas tendientes al uso eficiente de los recursos, bajo el cuidado y desarrollo de las personas que la componen, y con especial cuidado en el desarrollo de un trabajo de excelencia y en conformidad a los principios de transparencia y probidad de la gestión pública, así como a las normas e instrucciones que la rigen.

Para el cumplimiento de las funciones, esta Área cuenta con cuatro departamentos:

Departamento de Gestión Estratégica

El Departamento de Gestión Estratégica tiene por objetivo velar por la implementación y cumplimiento de la estrategia institucional, asegurando el alineamiento y coordinación entre el trabajo realizado por las Divisiones, Áreas y Departamentos de la institución. Asimismo, le corresponde realizar el control de gestión interno con foco en el alto desempeño institucional y la mejora continua de su operación.

Para el cumplimiento de lo anterior, este departamento tiene las siguientes funciones:

a. Asesorar en el proceso de planificación estratégica a la Dirección y coordinar con las Divisiones, Áreas y Departamentos de la Institución la implementación y adopción de la estrategia, propiciando la coordinación inter-área para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

b. Coordinar el proceso de control de gestión del ciclo de programación anual de la Dirección ChileCompra, monitoreando el grado de avance en el cumplimiento de la estrategia mediante el Modelo de Gestión Estratégica de la institución.

c. Monitorear el cumplimiento de objetivos estratégicos, lineamientos gubernamentales, metas institucionales y de gestión operacional de las Divisiones, Áreas y Departamentos de la institución, proporcionando información oportuna y confiable para la toma de decisiones y retroalimentación de la organización respecto de estos compromisos a contrapartes internas y externas de la Dirección ChileCompra.

d. Implementar y mantener el Sistema de Gestión de Procesos, Calidad y Riesgos, sustentado en el modelo de mejora continua y de gestión de excelencia, que contribuya a la institución en la optimización de procesos y en la identificación de mejoras a los mismos, de manera de mejorar continuamente su desempeño.

e. Diseñar y gestionar las compras y los contratos derivados de dichas compras, para los servicios y productos que el departamento defina externalizar, para cumplir con los objetivos propuestos.

f. Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ámbito, considerando además las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, así como el análisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas definidas.

g. Otras funciones que le sean encomendadas por la Dirección.

Departamento de Gestión de Proyectos

El Departamento de Gestión de Proyectos tiene por objetivo gestionar el desarrollo eficaz y eficiente de los proyectos institucionales destinados al logro de los objetivos estratégicos, en coordinación con los equipos de trabajo de las otras Divisiones, Áreas, Departamentos y Unidades de la Institución involucradas o en conjunto con otras Instituciones, asegurando un marco de trabajo común y el logro de los resultados esperados.

Para el cumplimiento de lo anterior, este Departamento deberá:

a. Gestionar y coordinar los proyectos y/o iniciativas institucionales, facilitando la comunicación entre proyectos, a través de metodologías, buenas prácticas y estándares en la gestión de proyectos y logrando instalar competencias que lleven hacia la continua mejora de la institución, la correcta ejecución de los proyectos y el logro de los objetivos planteados.

b. Modelar, estandarizar y monitorear los procesos que aplican en las diferentes fases de la ejecución de proyectos que permitan documentar, facilitar y medir la gestión de proyectos.

c. Asegurar la correcta ejecución de los proyectos institucionales, aplicando los sistemas, políticas y procedimientos, metodologías y/o herramientas que aseguren cumplir los objetivos institucionales y/o gubernamentales, roles y responsabilidades, velando por la asignación de recursos y prioridades correspondientes.

d. Diseñar y gestionar las compras y los contratos derivados de dichas compras, para los servicios y productos que el departamento defina externalizar, para cumplir con los objetivos propuestos.

e. Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ámbito, considerando además las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, así como el análisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas definidas.

f. Otras funciones que le sean encomendadas por la Dirección.

Departamento Gestión y Desarrollo de Personas

El Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas tiene por objetivo impulsar e implementar planes para la instalación de prácticas que promuevan el desarrollo y despliegue de las aptitudes, habilidades y conocimientos que la institución requiere de las personas que trabajan en ella para dar cumplimiento a sus objetivos, en un clima laboral que fomente relaciones basadas en el respeto, confianza y responsabilidad.

Las funciones del Departamento Gestión y Desarrollo de Personas son las siguientes:

a. Administrar el ciclo de vida laboral, apoyando todas sus etapas, desde que la persona ingresa a la Institución, los periodos de actualización, mejoramiento y desarrollo hasta su desvinculación:

b. Definir, coordinar y evaluar los programas y procedimientos relativos al ingreso de nuevos talentos, que permitan contar con personas con las competencias necesarias para alcanzar los objetivos institucionales velando por el adecuado alineamiento de las metas de desempeño con dichos objetivos.

c. Definir, coordinar y evaluar los programas y procedimientos relativos a la capacitación y desarrollo, que permitan asegurar que la organización cuente con las capacidades individuales y colectivas para hacer frente a los requerimientos presentes y futuros de la estrategia institucional.

d. Coordinar y apoyar el proceso de evaluación del desempeño de los funcionarios, velando por la adecuada aplicación de los reglamentos pertinentes, garantizando una efectiva retroalimentación y una adecuada definición de metas individuales respecto a las metas y objetivos institucionales.

e. Definir, coordinar y evaluar los programas y procedimientos relativos al egreso de los trabajadores, garantizando el respeto y cuidado de los derechos de quienes egresan y el debido cumplimiento de la normativa en cuanto a la seguridad de la información, junto con velar por la continuidad de los procesos internos y de la operación institucional.

f. Definir, coordinar y evaluar los programas y procedimientos relativos al desarrollo organizacional, la gestión de ambientes laborales y de la calidad de vida laboral, instalando buenas prácticas laborales, generando estándares que propendan al bienestar de los funcionarios e impactando positivamente en la motivación y compromiso con la organización.

g. Gestionar las relaciones laborales de la institución, estableciendo una agenda conjunta de trabajo con la Asociación de Funcionarios, en materias de interés tanto institucional como de los funcionarios.

h. Participar de las diversas estrategias de acción del área, proponiendo los ajustes y mejoramientos necesarios para el correcto desarrollo de sus funciones y responsabilidades, facilitando sostener y apalancar la estrategia institucional, desde la promoción de una cultura organizacional congruente con la estrategia.

i. Administrar el Servicio de Bienestar de la Institución y las funciones que de él se desprendan.

j. Generar, analizar y sistematizar información relativa a materias de personal, que ayude a la toma de decisiones y facilite la gestión interna, respondiendo al mismo tiempo a los requerimientos de otros organismos públicos.

k. Definir, coordinar y evaluar los programas y procedimientos que emanan de las políticas internas y la legislación en materias de Higiene y Seguridad, Prevención, de Riesgos y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo.

l. Efectuar el registro y seguimiento del estado de investigaciones sumarias y sumarios administrativos, de acuerdo con lo reportado e informado por Fiscales a cargo de estos procesos, así como de las medidas instruidas al efecto.

m. Diseñar y gestionar las compras y los contratos derivados de dichas compras, para los servicios y productos que el departamento defina externalizar, para cumplir con los objetivos propuestos.

n. Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ámbito, considerando además las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, así como el análisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas definidas.

ñ. Otras funciones que le sean encomendadas por la Dirección.

Departamento de Administración y Finanzas

El Departamento de Administración y Finanzas tiene como objetivo gestionar eficientemente los recursos institucionales, financieros y operacionales, con el fin de asegurar su disponibilidad para el logro de los objetivos definidos. Asimismo, debe garantizar la adecuada gestión administrativa y documental de la institución, orientada a la optimización de procesos internos y cumplimiento de lineamientos gubernamentales.

Las funciones del Departamento de Administración y Finanzas son las siguientes:

a. Gestionar el ciclo presupuestario de la organización: formulación del proyecto de presupuesto anual, gestión, control y supervisión de la ejecución presupuestaria de la institución; alineando a la estrategia institucional y con foco en la gestión por resultados.

b. Visar actos administrativos, certificados o documentos institucionales que comprometan recursos presupuestarios contemplados en la Ley de Presupuesto y/o recursos extrapresupuestarios.

c. Generar reportes financieros y presupuestarios requeridos por las entidades que regulan la materia.

d. Llevar un correcto relacionamiento e interacción con instituciones externas en materia de presupuesto.

e. Registrar y controlar las modificaciones presupuestarias realizadas o solicitadas a la Institución.

f. Asegurar el correcto y oportuno registro de los hechos económicos, presupuestarios y contables de la institución, así como la debida contabilidad del Servicio de Bienestar, generando los reportes contables requeridos por las entidades que regulan la materia.

g. Asegurar la correcta y oportuna presentación de los estados financieros de la institución.

h. Realizar debida y oportunamente el control de la operación del sistema de remuneraciones institucional y el cálculo de los pagos de remuneraciones, previsionales, de impuestos, de proveedores y otros de los funcionarios de la institución y de las personas contratadas en modalidad de honorarios, de acuerdo con las instrucciones y normativas que regulan la materia.

i. Coordinar, controlar y monitorear el cumplimiento de la gestión de contratos de la institución, así como proponer mejoras en esta gestión, asegurando el cumplimiento de los hitos relevante sobre la ejecución de los mismos.

j. Diseñar, administrar, controlar y monitorear el cumplimiento de los contratos asociados a servicios generales, de mantención y otros que garanticen las adecuadas de condiciones internas de funcionamiento y cumplimiento de normas de higiene y seguridad de las instalaciones.

k. Asesorar y gestionar la correcta ejecución de los procesos de compra con el fin de asegurar el uso eficiente de los recursos públicos para abastecer a la Institución, cumpliendo la normativa vigente.

l. Gestionar, controlar, conciliar, registrar e informar todos los movimientos financieros emanados de la inscripción del Registro de Proveedores.

m. Preparar las cuadraturas de los pagos del Registro de Proveedores y ejecutar los reintegros que correspondan si procediere.

n. Elaborar las conciliaciones de pagos por la inscripción de proveedores, con la información del Registro de Proveedores y reportes emanados por la Tesorería General de la República.

ñ. Gestionar la conciliación bancaria de todas las cuentas corrientes de la institución.

o. Asegurar las condiciones materiales para la operación de la Institución, procurándola óptima y oportuna provisión, asignación y utilización de los recursos materiales y de servicios básicos necesarios para el funcionamiento institucional.

p. Velar por el debido resguardo de los distintos activos, instrumentos financieros, bienes y otros que se encuentren a nombre de la institución o bajo su administración. Asimismo, registrar, custodiar, devolver y cobrar los distintos documentos de garantía que posea la Institución.

q. Controlar, resguardar y disponibilizar la documentación de la institución, asegurando su debida gestión y registro conforme a la normativa vigente.

r. Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ámbito, considerando además las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, así como el análisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas definidas.

s. Otras funciones que le sean asignados por la Dirección.