Departamento de Gestión y Asesoría de Compradores

El Departamento de Gestión y Asesoría de Compradores tiene por objetivo diseñar, definir, implementar y evaluar distintas estrategias y herramientas de asesorías, asistencia y apoyo a los usuarios compradores con el fin de que éstos conozcan y utilicen de manera correcta y eficaz los distintos mecanismos de compras establecidos en la normativa, para adquirir los bienes y servicios que sus respectivos organismos requieren, e instalar conocimientos y conductas que permitan a los organismos compradores participar del sistema bajo los principios de transparencia, probidad y eficiencia, gestionando su experiencia en todo el ciclo de vida.

Las funciones del Departamento de Gestión y Asesoría de Compradores son las siguientes:

a. Identificar las características de todos los organismos compradores del sistema, tanto obligados como voluntarios, a objeto de conocer sus necesidades, fortalezas y debilidades, con apoyo de la División de Estudios.

b. Diseñar, implementar y evaluar, estrategias de apoyo y asesoría, en función de los distintos segmentos identificados, que permitan apoyar a las instituciones en la transformación de sus procesos de compra, para el uso eficiente de los recursos públicos y el cumplimiento de sus funciones y objetivos.

c. Proponer, diseñar, implementar y evaluar estrategias de compra, a partir de las oportunidades de agregación de demanda para la generación de compras coordinadas, utilizando para ello un análisis integral de la información disponible en el sistema, información de materias económicas, información del gasto del Estado y conocimiento de las condiciones comerciales existentes en el mercado, con el apoyo de otras áreas de la institución.

d. Colaborar en el diseño, implementación y puesta en marcha de nuevos mecanismos de compras y de nuevos convenios marco, junto con el departamento de Diseño de Servicios y Experiencia usuaria, y la división de Compras Públicas.

e. Identificar las necesidades de habilitación de los distintos segmentos de compradores para participar de manera proba, transparente y eficiente en los procesos de compras, comunicando dichas brechas al departamento de formación y capacitación de usuarios a objeto de diseñar los instrumentos y acciones de habilitación necesarias para mejorar dichas competencias y capacidades.

f. Analizar, en conjunto con el departamento Observatorio, el comportamiento de los distintos organismos públicos, a objeto de diseñar e implementar acciones preventivas para aquellos compradores que muestran malas prácticas y/o incumplen con frecuencia las normas e instrucciones, de modo de afectar su comportamiento y mejorar así su gestión de abastecimiento. Particularmente, deberán desarrollar un programa de apoyo y seguimiento en los aplicativos de plan de compra y gestión de contratos, con el fin de incentivar su correcto uso y evaluar los resultados.

g. Planificar y monitorear el cumplimiento de las acciones establecidas en relación a la implementación de mejores prácticas, nuevas normativas y sistemas de información, verificando y asegurando cumplir de forma satisfactoria con los plazos y objetivos definidos, levantando los riesgos de forma oportuna y generando propuestas para abordarlos.

h. Diseñar, implementar y monitorear indicadores de gestión que midan el correcto uso y aplicación de las herramientas y mecanismos de compra, así como la aplicación de la nueva normativa que rige el sistema Mercado Público, en concordancia con los objetivos estratégicos definidos, que apoyen la probidad, transparencia y eficiencia de las acciones realizadas por los usuarios compradores.

i. Identificar, generar y mantener relaciones con otros organismos del Estado que permitan implementar las estrategias de compra definidas, así como la obtención de información requerida para hacer más eficiente y fácil el uso de la plataforma y cumplir los objetivos definidos.

j. Velar por el correcto uso de los servicios que entrega la Dirección ChileCompra y verificar el cumplimiento de los resultados esperados.

k. Diseñar y gestionar las compras y los contratos derivados de dichas compras, para los servicios y productos que el departamento defina externalizar, para cumplir con los objetivos propuestos.

l. Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ámbito, considerando además las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, así como el análisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas definidas.

m. Otras funciones que le sean encomendadas por la Dirección.