Departamento de Gestión y Participación de Proveedores

El Departamento de Gestión y Participación de Proveedores tiene por objetivo diseñar, definir, implementar y evaluar estrategias que permitan, una amplia y diversa participación en el mercado de las compras públicas para mejorar la competitividad. Dichas estrategias deben basarse en los principios de transparencia, probidad y eficiencia, con foco en el fomento de la participación de empresas de menor tamaño y considerar el apoyo y asistencia permanente a los proveedores gestionando en todo momento la experiencia de los mismos, para el logro de los objetivos estratégicos definidos.

Las funciones del Departamento de Gestión y Participación de Proveedores son las siguientes:

a. Identificar las principales características de los proveedores del Estado, a objeto de conocer sus necesidades, incentivos, conocimiento del Mercado Público, y otras variables de relevancia que permitan segmentarlos para realizar una óptima atención y gestión de cada segmento.

b. Diseñar, implementar y evaluar estrategias de relacionamiento, en función de los segmentos determinados, que promuevan la participación de proveedores, y la óptima utilización de los servicios e instrumentos del Sistema de Compras Públicas con un uso eficiente de los recursos.

c. Determinar, en colaboración con la División de Estudios y Políticas de Compra, el número óptimo de proveedores que deberían estar participando en los distintos rubros dentro del Mercado Público con el fin de diseñar e implementar acciones que propendan a la incorporación de nuevas empresas, habiliten a sus correspondientes usuarios, y mejoren la competitividad para aumentar el uso eficiente de los recursos públicos.

d. Identificar, generar y mantener alianzas con otros organismos públicos y privados para promover la incorporación y participación de proveedores en el mercado de las compras públicas. En particular, impulsar la participación efectiva de empresas de menor tamaño en el Sistema generando para ello estrategias y convenios con organismos del ámbito privado y público.

e. Diseñar, implementar y monitorear indicadores de gestión que midan el correcto uso del sistema y sus aplicativos, así como el cumplimiento de la normativa que rige este mercado, en concordancia con los objetivos estratégicos definidos, que apoyen la probidad, transparencia y eficiencia de las acciones realizadas por los usuarios proveedores.

f. Identificar las necesidades de capacitación de los distintos segmentos de proveedores para participar de manera eficaz en los procesos de compras del Estado, comunicando dichas brechas al departamento de formación y capacitación de usuarios a objeto de diseñar los instrumentos y acciones de habilitación necesarias para mejorar la participación y satisfacción de usuarios proveedores en el sistema de compras.

g. Administrar, gestionar y mejorar de manera continua, la operación del Registro Nacional de Proveedores y aquellas integraciones con otras fuentes de información, como de los contratos de operación, procurando mejoras tanto en calidad y cantidad de información, como en la usabilidad del Registro.

h. Desarrollar y gestionar el portafolio de Convenios Marco para el cumplimiento de las condiciones de operación de éstos, bajo el marco regulatorio aplicable y asegurando las mejores condiciones comerciales. Esta función comprende la gestión de las garantías de fiel cumplimiento asociadas y la tramitación, en coordinación con la Fiscalía de ChileCompra, de los procedimientos de aplicación de sanciones en contra de proveedores incumplidores, tales como amonestaciones, cobros de garantías, suspensiones y término anticipado de los convenios.

i. Gestionar y asegurar el cumplimiento de las condiciones del contrato asociado a cada Convenio Marco, considerando el cumplimiento de los niveles de servicio, estándares de soporte ofrecidos, vigencia de garantías y la aplicación de sanciones cuando corresponda. Para realizar esta función el departamento se deberá coordinar con la Fiscalía y el Departamento de Administración y Finanzas.

j. Gestionar y desarrollar estrategias de precios de los productos y servicios de la tienda electrónica para asegurar condiciones más ventajosas para los organismos del Estado. Asimismo, ejecutar campañas de eficiencia y/o monitoreos de precios.

k. Asegurar y mantener la integridad del catálogo de convenio marco, ofertas y disponibilidad y, asimismo, evaluar y autorizar las solicitudes de los proveedores para la incorporación de productos a los catálogos de convenios marco vigentes de acuerdo a la definición del Convenio Marco.

l. Diseñar y gestionar las compras y los contratos derivados de dichas compras, para los servicios y productos que el departamento defina externalizar, para cumplir con los objetivos propuestos.

m. Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ámbito, considerando además las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, así como el análisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas definidas.

n. Otras funciones que le sean encomendadas por la Dirección.

Fuente normativa: Resolución exenta 35B de 2024.