División de Compras Públicas

El objetivo de la División de Compras Públicas es poner a disposición de los usuarios compradores y proveedores, y de la ciudadanía en general, el Sistema de Información y Gestión de Compras Públicas. Este sistema debe estar sustentado en los principios de simplicidad, claridad, facilidad, accesibilidad, transparencia y eficacia, y debe plasmar en su funcionamiento la normativa vigente de compras y contratación pública. Adicionalmente, esta División debe propender a una mejora continua del sistema, detectando necesidades y oportunidades que pueden ser levantadas dentro de la misma división, o provenir de otros departamentos. Asimismo, esta División tiene como objetivo monitorear el comportamiento de los usuarios en el Sistema, respecto de la normativa vigente, buenas prácticas y los principios de probidad y transparencia, realizando acciones preventivas y correctivas con el fin de corregir las desviaciones encontradas.

Para el logro de lo anterior, la División de Compras Públicas está conformada por tres departamentos, cuyas funciones se detallan a continuación:

Departamento Mercado Público

El Departamento Mercado Público tiene por objetivo identificar, formular, gestionar su desarrollo, evaluar y optimizar los productos y servicios ofrecidos por la plataforma de compras públicas.

Las funciones del Departamento Mercado Público son las siguientes:

a. Identificar, formular, administrar y optimizar los diferentes servicios y productos ofrecidos por la plataforma de compras públicas del Estado, realizando el monitoreo de su funcionamiento y gestionando las necesidades y mejoras que se deban implementar.

b. Diseñar, desarrollar y evaluar un plan de acción para la implementación y funcionamiento de la plataforma de mercado público.

c. Implementar y fortalecer la herramienta de Planes de Compra para permitir que los organismos realicen una planificación y ejecución de sus compras de forma eficiente, simple, fácil y acorde a sus objetivos.

d. Desarrollar y operar la herramienta de Gestión de Contratos incorporando contratos y clausulas tipos además de funcionalidades que permitan una ejecución del contrato eficiente y proba, simple y fácil de utilizar.

e. Administrar, desarrollar y optimizar la modalidad de Compra Ágil para la adquisición dinámica y expedita por parte de los compradores del Estado.

f. Administrar y coordinar el modelo de gestión y desarrollo de la tienda e-commerce de Convenio Marco, realizando la traducción de los requisitos y políticas comerciales a requisitos técnicos operacionales que faciliten una mejor relación con proveedor y comprador dentro de la tienda electrónica.

g. Desarrollar y optimizar el Registro Nacional de Proveedores, velando por la incorporación de integraciones con otros registros públicos, para facilitar su uso y asegurar la entrega de información fidedigna, diseñando la estrategia y proponiendo las iniciativas necesarias para asegurar la disponibilidad, correcta operación y evolución del mismo.

h. Diseñar, desarrollar, gestionar y optimizar el ciclo de vida de los procedimientos de compra de:

– Licitaciones

– Trato directo

– Compra por cotización

– Subasta inversa electrónica

– Contratos para la innovación y diálogos competitivos

– Otros procedimientos especiales de contratación que pueda establecer el Reglamento de la Ley de Compras y Contratación Pública.

i. Diseñar, desarrollar, gestionar y optimizar la plataforma de economía circular según establezca la normativa.

j. Diseñar y gestionar las compras y los contratos derivados de dichas compras, para los servicios y productos que el departamento defina externalizar, para cumplir con los objetivos propuestos.

k. Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ámbito, considerando además las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, así como el análisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas definidas.

l. Otros que le sean asignados por la Dirección.

Departamento de Convenio Marco y Bases Tipo

Tiene por objetivo analizar, diseñar, implementar y evaluar el modelo de Convenio Marco basado en eficiencia, precios de mercado, estandarización de productos y competencia, así como el desarrollo y habilitación de Bases Tipo que permitan mayor eficiencia en el proceso de adquisición para los organismos del Estado y facilitar la participación a proveedores en estos procesos.

Las funciones del Departamento de Convenio Marco y Bases Tipo son las siguientes:

a. Realizar estudios previos de factibilidad, en orden a determinar si los bienes o servicios a licitar cumplen con los requisitos de estandarización, de transversalidad y de regularidad en la demanda que hacen procedente este procedimiento especial de contratación administrativa.

b. Estudiar y analizar, de manera permanente, el mercado de las compras públicas, con el fin de encontrar oportunidades de optimización y agregación de valor, evaluando la viabilidad de potenciales convenios marco y/o pertinencia de los ya existentes, respetando los requisitos descritos en el punto anterior. Para la elaboración de cada convenio, se considerará la información y análisis entregado por las Divisiones de Gestión Usuaria y Estudios y Políticas de Compra, y se deberán realizar las investigaciones y análisis que resulten pertinentes para tener un conocimiento detallado la operación de la industria y sus correspondientes modelos de negocio.

c. Diseñar e implementar modelos de negocio para los convenios marco que permitan mejorar y facilitar el proceso de compra y venta para los usuarios, maximizando el uso eficiente de los recursos del Estado y asegurando el logro de los objetivos definidos para cada uno de ellos, sin pérdida de continuidad operacional.

d. Gestionar las etapas del proceso de convenio marco en coordinación con las distintas áreas de la institución que participan en él, y con clientes externos para el correcto despliegue de la estrategia y el logro de los resultados definidos en cada caso (análisis de industrias, levantamiento y comprensión de los requerimientos de los clientes, diseño de estrategias y negociación, modelo de catalogación y despliegue en tienda, documentos licitatorios, proceso de licitación, publicación, plan de lanzamiento y puesta en marcha, traspaso de la operación y posterior evaluación de resultados del proceso licitatorio).

e. Analizar y evaluar, con apoyo de la División de Estudios y Políticas de Compra, el impacto de los convenios marco, proponiendo la conveniencia de su incorporación, mantención, mejora y/o eliminación de la tienda electrónica.

f. Monitorear de manera permanente las compras del Estado, con el fin de detectar bienes y/o servicios de demanda transversal, cuyo modelo de negocio y/o forma de adquisición pudiesen ser complejos, para diseñar, implementar y monitorear bases tipo en dichos rubros que permitan mayor eficiencia en las adquisiciones de mayor complejidad y montos, y aumentar la participación de proveedores al contar con cláusulas administrativas estandarizadas y totalmente tramitadas.

g. Diseñar y gestionar las compras y los contratos derivados de dichas compras, para los servicios y productos que el departamento defina externalizar, para cumplir con los objetivos propuestos.

h. Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ámbito, considerando además las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, así como el análisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas definidas.

i. Otros que le sean asignados por la Dirección.