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Registro de Proveedores

1. CONDICIONES GENERALES DEL REGISTRO

El Registro de Proveedores, en adelante el Registro, es un registro electrónico oficial de proveedores de la Administración Pública, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, en adelante ChileCompra. Este registro forma parte del sistema de información, integrado en Mercado Público.  

El Registro tiene por objeto permitir a todos los actores de las compras públicas tener información actualizada en la toma de decisiones de abastecimiento. Dicha información será de utilidad para auditores, abogados, integrantes de los equipos de abastecimiento, encargados de contrato y funcionarios y autoridades de las entidades compradoras en general.

Este Registro se sujeta a lo previsto en la ley N°19.886, sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios (Ley de Compras) y su reglamento (en adelante el Reglamento). Complementariamente, se aplican las reglas de estas políticas y condiciones de uso, en lo referido al uso y aplicación de los sistemas de información administrados por ChileCompra, las que se entienden expresamente aceptadas por los usuarios proveedores del Estado que utilicen dichos sistemas, así como por las autoridades y funcionarios de las entidades compradoras.

Deben distinguirse 2 acciones necesarias para la utilización del Sistema de Información por parte de los proveedores: la “inscripción en www.mercadopublico.cl”. por un lado, y la “acreditación de la habilidad en el Registro”, por otro lado.

Al respecto, para transar con las entidades públicas los proveedores deben primeramente “inscribirse” como usuarios en www.mercadopublico.cl. Asimismo, en la medida que así lo exigieran las respectivas entidades compradoras, los proveedores deberán “acreditar” su habilidad en el Registro de Proveedores, lo que en dichos casos constituirá un requisito previo a la contratación.

La inscripción en www.mercadopublico.cl es gratuita, mientras que la acreditación de la habilidad para contratar con el Estado requiere el pago de una membresía, a través de una tarifa, cuya finalidad es mantener la operación del registro.

Podrán formar parte del Registro todos los proveedores del Estado, sean personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras. Para ello, deberán cumplir los requisitos de habilidad establecidos en el artículo 92 del Reglamento de la Ley de Compras Públicas.

Al incorporarse al Registro, los proveedores autorizan a ChileCompra para interoperar con otras instituciones públicas a fin de obtener y disponibilizar a los compradores del Estado, información propia de quienes estén inscritos o acreditados. Dicha información podrá ser utilizada por los compradores exclusivamente en la revisión y evaluación antes, durante y después de una compra, sin que proceda su utilización para fines diversos a los señalados.

De igual forma es responsabilidad exclusiva del proveedor mantener su información oportunamente actualizada. En caso de incumplimiento de lo anterior, dichos proveedores pueden ser suspendidos o eliminados del Registro, así como ser objeto de otras sanciones dispuestas en la normativa legal y reglamentaria sobre compras públicas.

2. SOBRE LA INSCRIPCIÓN Y ACREDITACIÓN

 Todo proveedor que desee transar con los órganos de la Administración del Estado debe inscribirse en www.mercadopublico.cl, lo que lo habilitará técnica y operativamente para ofertar en los procesos abiertos en la citada plataforma, cumpliendo con los requisitos que en cada proceso de compra se dispongan.

2.1. Inscripción en Mercado Público:

Toda persona natural o jurídica con inicio de actividades puede inscribirse gratuitamente en www.mercado publico.cl, por medio de un formulario electrónico dispuesto para este fin. Bajo esta inscripción cada proveedor podrá ofertar en los procesos de compra que estime conveniente.

De igual forma, para cada proceso de compra deberá firmar una Declaración Jurada de Requisitos para Ofertar disponible en lína, que permite certificar que el respectivo proveedor cumple con los requisitos legales para participar en los procesos de compra llevados a cabo por la indicada plataforma.

 2.2. Acreditación de Habilidad:

Una vez inscrito en www.mercadopublico.cl todo proveedor podrá solicitar la acreditación en línea de su habilidad, previo pago de una tarifa para incorporarse en el Registro. Mediante dicha acreditación constará el cumplimiento por parte del proveedor de los requisitos para contratar, establecidos en el artículo 92 del Reglamento de la Ley de Compras.

El pago de esta membresía no es obligatorio para los proveedores, no obstante lo cual, en el que la respectiva entidad compradora hubiese exigido la acreditación de la habilidad en el Registro como requisito para contratar, los proveedores deberán materializarlo en el evento de resultar adjudicados o seleccionados en algún proceso de compra.

El pago de esta membresía se realiza por 6 o 12 meses, dependiendo del tamaño del proveedor, según el valor que ChileCompra indique por medio de una resolución.

El resultado de la revisión de los requisitos para contratar, establecidos en el artículo 92 del Reglamento, dará como resultado la condición de Hábil o Inhábil del proveedor, según cumpla o no con dichos requisitos.

2.3. Ficha del proveedor

Cada proveedor inscrito o acreditado tendrá una ficha pública y una ficha privada con sus antecedentes.

2.3.1. Ficha pública: en ella se pone a disposición de toda la ciudadanía, públicamente, la información básica de los proveedores inscritos en www.mercadopublico.cl. La información contenida en dicha ficha tiene el carácter de pública, en virtud de la ley N° 20.285, por lo que se omite toda información que tenga el carácter de dato personal, de conformidad a la ley N°19.628 sobre protección de la vida privada. Asimismo, en el caso de proveedores pertenecientes al Registro de Proveedores, se incluye la información sobre el estado hábil o inhábil del respectivo proveedor en dicho registro.  

2.3.2. Ficha privada proveedor inscrito en mercadopublico.cl: todo proveedor inscrito tendrá una sección que cumple la función de repositorio de su información, llamada ficha privada, que sólo podrá ser visualizada por el mismo proveedor y por los compradores del Estado. La finalidad de la ficha privada es mantener la información disponible para los compradores para sus procesos de evaluación.

2.3.3. Ficha privada proveedor con acreditación de su habilidad en el Registro: aquellos proveedores que paguen la correspondiente tarifa por la acreditación de su habilidad en el Registro tendrán de igual forma la ficha privada descrita anteriormente, la que de manera adicional contendrá el resultado completo de la revisión de los requisitos para contratar con el Estado, llamada Habilidad para Contratar (art. 92 del Reglamento), junto con una sección para cargar documentos legales de la empresa.

La Habilidad para Contratar permitirá saber si el proveedor está Hábil o Inhábil para contratar con el Estado, en cumplimiento de los requisitos del artículo 92 del Reglamento, siendo parte fundamental de la ficha del proveedor. La información sobre la condición de hábil o inhábil se genera sólo respecto de los proveedores que hayan pagado una membresía, quedando visible tanto en su ficha privada como en la ficha pública.

Cualquier modificación tanto respecto de la información disponible como de las funcionalidades del Registro será oportunamente comunicada a los usuarios mediante correo electrónico enviado a la casilla que el proveedor haya dispuesto como contacto.

2.4. Plazo para revisión de datos y autorización de la solicitud de acreditación de la habilidad

La revisión de los antecedentes del proveedor se realiza en línea con información extraída directamente desde las fuentes oficiales, sin embargo, debido a los tiempos de actualización de dichas fuentes la autorización de la solicitud podría extenderse hasta un máximo de 24 horas.

2.5. Condiciones técnicas de los documentos (peso máximo, cantidad, formatos permitidos)

El proveedor acreditado podrá cargar documentos legales por medio de su ficha privada, teniendo un máximo de 5 documentos en la sección Otros. De igual forma, cada documento que suba deberá tener un peso máximo 20 MB. Los documentos permitidos son los que la plataforma informe al momento de la carga de ellos.

2.6. Causales de rechazo de las solicitudes de acreditación

Las solicitudes de acreditación podrán ser rechazadas en el evento de que los proveedores no cumplan con los requisitos de habilidad establecidos en el artículo 92 del Reglamento. Si el proveedor incurriera en el incumplimiento de algunos de esos requisitos durante la vigencia de la acreditación de su habilidad, ésta será dejada sin efecto, en el intertanto dicho incumplimiento no sea subsanado.

Tanto la acreditación como el rechazo de ésta se contendrá fundadamente en una resolución emitida por ChileCompra.

2.7. Comprobante de la inscripción

El proveedor inscrito en www.mercadopublico.cl recibirá un correo de electrónico de bienvenida con los primeros pasos que debe seguir para operar correctamente en la plataforma. De igual forma, si un proveedor paga por la membresía, recibirá un correo electrónico en el que se certificará el pago de la tarifa y el plazo en el que se encuentre resuelta la solicitud de acreditación, así como el consiguiente resultado de ésta (habilidad o inhabilidad).

2.8. Sobre los Sellos

Los proveedores acreditados en el Registro podrán obtener sellos que los distingan en los ámbitos que a la fecha se encuentran disponibles, sin perjuicio que en el futuro se puedan incluir nuevos sellos. Los sellos permiten a los compradores incluir criterios de evaluación relacionados con aquéllos, pudiendo otorgar puntajes más elevados a los proveedores que que cuenten con dichos sellos A la fecha los sellos vigentes son:

2.8.1. Sello APL: este sello destaca a empresas que han obtenido la certificación Acuerdo de Producción Limpia concedida por la Agencia de Sustentabilidad y Cambio Climático.

2.8.2. Sello Cooperativa: Este sello destaca a entidades sustentables que buscan el desarrollo económico para las personas a través de medios de producción basados en la cooperación. Este sello es emitido por el Ministerio de Economía.

2.8.3. Sello Mujer: Este sello destaca a las empresas que acreditan que más del 50% de la propiedad de la empresa sea de una o más mujeres y que su representante legal o gerente general sea mujer.

3. SOBRE LA RENOVACIÓN DE LA ACREDITACIÓN

Una vez pagada la membresía se activa la revisión permanente de los requisitos para contratar del proveedor. El plazo de vigencia dependerá del tamaño de la empresa y de la solicitud del proveedor. De igual forma, siempre podrá renovar su membresía durante los 30 días anteriores al vencimiento del plazo original de la acreditación, por medio de la misma plataforma, lo que le permitirá mantener activa la revisión de sus antecedentes de manera automática.

4. SOBRE LA ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y DOCUMENTOS

4.1. Motivos que justifican una actualización de datos y/o documentos

Será de exclusiva responsabilidad el proveedor mantener sus antecedentes actualizados en todo momento. Cualquier diferencia que se produzca deberá ser subsanada y/o justificada por el proveedor. Sin perjuicio de lo anterior, www.mercadopublico.cl podrá exigir la actualización de ciertos antecedentes desde la misma plataforma, los que deberán ser completados por el proveedor para seguir operando en el sistema.

4.2. Pasos que debe seguir el proveedor para actualizar datos y/o documentos

Toda actualización de información y/o documentación será realizada en la misma plataforma, mediante la carga en la respectiva ficha privada. Los datos extraídos desde las fuentes de ChileCompra deben ser revisados por los proveedores y corregidos por éstos, si fuese del caso, siendo responsabilidad de los proveedores asegurar la consistencia de la data.

4.3. Información y documentos obsoletos

La información y documentación de los proveedores será mantenida por ChileCompra durante el plazo que dispongan los entes fiscalizadores, los que al tratarse de documentos en formato digital, serán conservados de manera permanente bajo custodia histórica. Es preciso señalar que todo documento vencido o información reemplazada no será visible desde la ficha pública o privada, permaneciendo en poder de ChileCompra para dar respuesta a requerimientos de transparencia o investigaciones en las que se le solicite aportar antecedentes.

4.4. Visado de Documentos

Los documentos cargados por los proveedores que han pagado por la acreditación serán visados en forma y correspondencia con el nombre del documento declarado, siendo de exclusiva responsabilidad del proveedor la veracidad del contenido del documento.

4.5. De la exigencia de actualización

El proveedor se compromete a actualizar sus antecedentes en no más de 48 horas cuando le sea requerido por ChileCompra para mantener sus datos actualizados, sin que por esta solicitud se extinga su obligación permanente de mantener sus antecedentes actualizados.

4.6. De las comunicaciones

ChileCompra podrá comunicar información a los usuarios por medios digitales, como el correo electrónico. Asimismo, una vez que este se encuentre disponible, podrá utilizar el notificador del Estado, a través de un Domicilio Digital único, cuando esta modalidad sea obligatoria.

5. SOBRE EL COMPORTAMIENTO CONTRACTUAL

Por medio de la ficha privada de acreditación del proveedor en el Registro se dispondrá información de su comportamiento contractual.

Dicho comportamiento será el resultado del cálculo de las multas y sanciones a firme que hayan afectado en el pasado al proveedor. En la medida que las sanciones sean de mayor entidad, se descontará puntaje al proveedor.

Este puntaje será calculado para cada orden de compra hasta obtener una nota promedio por todas las órdenes de compra que tenga un proveedor. Para llevar a cabo este cálculo el comprador deberá ingresar al Sistema la información sobre las sanciones, lo que permitirá asignar al respectivo proveedor una nota que irá entre 1 y 5, siendo el 5 la mejor, la que será visible por parte de los compradores, pudiendo considerar tal información en la evaluación de las ofertas en sus procesos de compra (para mayor información, ver capítulo “Evaluación de Contratos” de las presentes políticas y condiciones de uso). 

6. REGLAS DE PUBLICIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE DATOS DEL REGISTRO

El Registro será público, pudiendo conocerse la nómina de aquellos que se encuentren acreditados y su condición de hábiles o inhábiles (a través de la ficha pública). Sin perjuicio de lo anterior, la información relativa a la situación económica, financiera y legal de los proveedores sólo podrá ser conocida por las entidades compradoras (ficha privada).

Con todo, los proveedores podrán autorizar a ChileCompra de manera total o parcial para utilizar y publicar la información señalada anteriormente y toda aquella que se refiera a sus participaciones en Procesos de Compras.

7. INTEROPERABILIDAD CON OTROS REGISTROS DE PROVEEDORES

Podrán existir otros registros oficiales de contratistas para órganos o servicios determinados, o para categorías de contratación que así lo requieran, los que serán exigibles para celebrar tales contratos. Cuando estos registros fueren electrónicos, deberán ser compatibles con el formato y las características del Registro a que se refiere estas políticas y condiciones de uso.

Por lo tanto, el Registro de Proveedores administrado por ChileCompra puede ser la puerta de entrada a múltiples registros de proveedores de los organismos del Estado que así lo requieran, pudiendo dichos registros compartir una misma interfaz, debiendo cada institución decidir respecto de los requisitos y flujos de aprobación o rechazo aplicables a los registros particulares, de acuerdo a la normativa vigente. Por lo anterior, será responsabilidad de los organismos que administren los registros adicionales tanto la gestión de ellos como la custodia documental que sea necesaria.

8. INTEGRACIÓN CON FUENTES OFICIALES PARA OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN

El Registro de Proveedores administrado por ChileCompra utilizará todos los medios disponibles para interoperar con la mayor cantidad de fuentes de datos del Estado que permitan una gestión simple y eficiente de los usuarios que participan en el abastecimiento de los organismos. De esta forma, se pondrá el foco en el “cero papel” y en no requerir a los ciudadanos información que ya se encuentre en poder del Estado.

Con todo, cabe señalar que la integración con fuentes se realizará de manera gradual, en la medida que los recursos y medios materiales, humanos y técnicos de ChileCompra lo permitan.

 9. REGLAS DE CÁLCULO DE LA HABILIDAD DEL PROVEEDOR

Para obtener la situación del estado de la habilidad en el Registro, se realiza la revisión de las causales establecidas en el artículo 92 del Reglamento de manera automática para aquellos proveedores que tienen vigente su membresía pagada.

Cabe destacar que el hecho de tener pagada dicha membresía no asegura que el proveedor se encontrará siempre hábil, sólo se asegura la revisión de su situación respecto de las citadas causales de inhabilidad.

ChileCompra revisa cada una de las causales de inhabilidad conectándose directamente a cada fuente de información del Estado, arrojándose el resultado de inhabilidad si respecto de un proveedor se configura el incumplimiento de al menos una de dichas causales, produciéndose en tal caso el cambio de estado a inhábil.

10. TARIFAS, REAJUSTES, NO DEVOLUCIÓN DE PAGOS EN CASO DE SUSPENSIÓN O ELIMINACIÓN Y EXENCIONES DE PAGO PARA ÓRGANOS PÚBLICOS

Las tarifas cobradas son exclusivamente para la mantención del Registro de Proveedores administrado por ChileCompra. Ellas podrán ser modificadas cuando ChileCompra emita una nueva resolución a ese respecto, siempre haciendo la distinción en base al tamaño de los proveedores inscritos.

En aquellos casos en que el proveedor pague la membresía y quiera desistir del servicio en cualquier momento posterior o quede inhábil y quiera solicitar la restitución de lo pagado, no se realizarán devoluciones de dinero, salvo en los casos de duplicidad de pago por error.

Los organismos públicos estarán exentos del pago de tarifas.

11. RESPONSABILIDADES

11.1. Las entidades compradoras serán responsables de la correcta utilización de la información obtenida desde el Registro de Proveedores. En el evento que desde la ficha privada obtengan información que no tenga el carácter de pública o que corresponda a datos personales, no podrán divulgarla ni utilizarla para fines diversos a los del Registro.

11.2. Los proveedores serán responsables de la veracidad y completitud de los datos y documentos que proporcionen tanto en el proceso de inscripción en mercadopublico.cl como de acreditación de su habilidad en el Registro de Proveedores.

11.3. ChileCompra deberá garantizar en forma permanente la continuidad operativa y disponibilidad técnica del Registro.

11.4. ChileCompra procurará incorporar al Registro oportuna y rigurosamente y de la manera más automatizada posible la información originada en las fuentes oficiales del Estado. Si bien ChileCompra no responderá del contenido de esa información, sí tendrá la obligación de utilizarla adecuadamente en el proceso de cálculo de la habilidad de los proveedores. 

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