Un nuevo proyecto que facilitará la gestión de los usuarios compradores será puesto en marcha próximamente, con el fin de agilizar los trámites internos de recepción conforme de las instituciones a través de la plataforma de ChileCompra 

Un nuevo proyecto que facilitará la gestión de los usuarios compradores será puesto en marcha próximamente, con el fin de agilizar los trámites internos de recepción conforme de las instituciones a través de la plataforma de ChileCompra www.mercadopublico.cl.

Ante una veintena de proveedores y compradores del Estado, ChileCompra dio a conocer una nueva etapa en la gestión de compra del portal www.mercadopublico.cl por el que se realizan las compras públicas. Se trata del proyecto sobre “Recepción Conforme” que permitirá agilizar vía internet el acto administrativo a través del cual un funcionario realiza la recepción física de productos y servicios.

“Con este nuevo proyecto estamos avanzando en completar el ciclo de abastecimiento en línea. Como parte de la estrategia de la Dirección ChileCompra durante este año 2013 nos hemos acercado a las necesidades de los usuarios para poder levantar de manera conjunta posibles alternativas y soluciones que faciliten la usabilidad de la plataforma y mejore la gestión de compra de sus instituciones. A su vez, al estandarizar este proceso ello podrá facilitar la gestión del pago lo que va en beneficio de miles de proveedores del Estado, comentó Mónica Nadal, jefa del Área de Desarrollo de Mercado de la institución al presentar el programa.

Para comienzos del 2014 implementará la recepción conforme de bienes y servicios una marcha blanca con un grupo de organismos, para poder extenderlo durante el primer semestre del próximo año. En este proceso también se ha considerado modernizar la recepción y gestión de facturas y la planificación de compras, como una segunda etapa.

Se ahorrará tanto en gestión como en papel, ya que documentos como guías de despacho, facturas y lo que se necesite podrá adjuntarse, al tiempo que se tendrá un control de las órdenes de compra pendientes de acuerdo a cada usuario, sea comprador o proveedor.

“Los compradores podrán realizar seguimiento de órdenes de compra pendientes y mejorar su coordinación con los proveedores. Estos en tanto confirmarán vía online la confirmación de sus recepciones como los despachos. Los encargados de bodega se convertirán en nuevos usuarios y podrán automatizar sus tareas, eliminar el uso de papel, focalizarse en los trabajos de bodega y no en lo administrativo, dado que tendrán respaldos electrónicos”, detalló Luis Peña, profesional del área de Desarrollo de Mercado de ChileCompra.

También serán nuevos usuarios del sistema los encargados de finanzas que podrán confirmar las recepciones conforme en línea, realizar una recepción centralizada de las facturas al tiempo que simplificarán el flujo de documentos internos. En suma, más transparencia, ahorro de costos en insumos y mejor utilización de las horas hombre para el Estado.

El coronel Eduardo Muñoz, Jefe del Departamento de Logística de Gendarmería, se mostró contento con los resultados que espera de la nueva etapa del sistema. “Como institución participamos del diseño de esta solución porque notamos que era una herramienta de gestión notable, dada la magnitud de los procesos nos parecía importante participar. Desde enero de 2011 sumamos más de 200 mil órdenes de compra. Tenemos 18 unidades de compra, compramos desde artículos de escritorio hasta carros blindados, así que tener el control de recepción de Arica a Punta Arenas no es un tema menor”, indicó sobre la implementación de la recepción conforme que se hará efectiva en Gendarmería a finales de año.

Patricio Miranda, del departamento de Dirección Control de la Municipalidad de Lo Barnechea valoró la iniciativa y mostró sus expectativas con que esta sea flexible “para la gran cantidad de tipos de contratos, que refleje los distintos procesos y usuarios”.

Por su parte, Jorge Mejías, gerente de Ventas y Marketing de Prisa, proveedor del Estado, dijo que esta aplicación permitirá fluidez en el proceso “aunque se debe considerar una buena instrucción. Conceptualmente el plan es perfecto, pero se debe dar una instrucción a todos los usuarios para que no falle el ciclo”.