Las orientaciones a las entidades compradores abarcan desde la recepción de documentos digitales y exigencia de garantías, hasta plazos de los procesos de licitación y pago oportuno.

• Revisa el detalle de la directiva aquí.

Frente a la contingencia nacional derivada de la emergencia sanitaria por el brote de coronavirus COVID19 y las condiciones excepcionales originadas por la pandemia, la Dirección ChileCompra elaboró una directiva con recomendaciones para que los organismos públicos optimicen sus procesos internos de abastecimiento -priorizando las actuaciones en forma remota- e incluyan medidas de apoyo a los proveedores del Estado.

Cabe mencionar, que si bien tales recomendaciones no constituyen lineamientos obligatorios, si se consideran una buena práctica ajustada a la normativa vigente y con foco en la probidad, transparencia y eficiencia.

RECOMENDACIONES PARA OPTIMIZAR PROCESOS DE COMPRA
Considerando las medidas de aislamiento y cuarentena preventiva implementadas por el Gobierno, recomendamos a las entidades públicas sujetas a la ley N° 19.886 priorizar la realización de trámites remotos durante los procesos de compra. En particular, a través de las siguientes medidas:

1.- Recepciona los documentos en formato digital: Esto incluye a las garantías tanto de seriedad como de fiel cumplimiento. Tratándose de anexos, declaraciones juradas, certificados, planos u otros documentos que deba presentar el proveedor, te recomendamos establecer como forma de presentación que estos se adjunten a través de www.mercadopublico.cl.

2.- Amplía los plazos de los procesos de licitación: Incluye plazos más amplios en las bases de licitación, en especial para el envío de ofertas, para su evaluación y para la tramitación posterior de la adjudicación y la suscripción del contrato, considerando la eventual dificultad inicial que tendrán tanto las entidades compradoras como los proveedores para adoptar actuaciones digitales y remotas en los procesos de compra. Considera además el dictamen 3610 de la Contraloría General de la República que establece que los jefes de servicio están facultados para suspender los plazos en los procesos administrativos o extender su duración en caso fortuito.

3.- Visa los documentos de manera electrónica: El uso de la firma electrónica avanzada es obligatorio para los organismos públicos en la firma de contratos y otros actos administrativos, como la resolución que aprueba las bases de licitación, la que designa la comisión evaluadora y la que adjudica el proceso de compra. Además para el caso de decretos, resoluciones e instrumentos públicos. Actas e informes de comisiones evaluadoras o las minutas, pueden llevar firma electrónica simple.

4.- Sesiona de forma remota durante la evaluación de ofertas: Puedes utilizar herramientas tecnológicas que estimen pertinentes como videoconferencias, correo electrónico y webex. Las actas de evaluación pueden suscribirse mediante cualquier modalidad de firma electrónica simple.

5.- Suscribe los contratos electrónicamente: De acuerdo a la normativa los contratos por montos menores a 100 UTM y superiores a ese monto e inferiores a 1.000 UTM que implique bienes o servicios estandarizados, sólo requieren para su formalización la emisión y aceptación de la orden de compra a través de Mercado Público. Para adquisiciones superiores o iguales a 1.000 UTM recordamos que se exige la suscripción de un contrato, el cual recomendamos sea en formato digital. Este debe contar obligatoriamente con firma electrónica avanzada del organismo comprador.

RECOMENDACIONES EN APOYO A PROVEEDORES
Considerando la situación excepcional que provoca la contingencia en el desarrollo normal de las actividades de los proveedores, afectando incluso sus tiempos de respuesta, disminución de liquidez y problemas logísticos para cumplir sus compromisos contractuales, sugerimos que el comprador favorezca las siguientes medidas en sus requerimientos, en sus bases de licitación y en la aplicación de sanciones:

1.- Exige garantías solo cuando sea estrictamente necesario como ocurre con las contrataciones superiores a 2.000 UTM en caso de la garantía de seriedad de la oferta o de 1.000 UTM, tratándose de la garantía de fiel cumplimiento del contrato. Tratándose de compras de insumos médicos o de productos necesarios para atender la emergencia, a través de trato directo, se puede eximir la presentación de garantías en contrataciones de montos superiores a 1000 UTM, invocando el artículo 10, inciso penúltimo, del reglamento de la ley N° 19.886.

2.- Pago oportuno: Esto permite a los proveedores contar con mayor liquidez, especialmente los de menor tamaño. Para ello las entidades compradoras deben organizar adecuadamente sus procesos internos de pago. Más aún, se sugiere comprometer dichos pagos en un plazo incluso inferior al exigido legalmente, esto es, 30 días desde la recepción de la factura. Te recordamos además, que de acuerdo al artículo 8 de la Ley de Presupuestos del Sector Público año 2020, todos los pagos a proveedores de bienes y servicios que se realicen por parte de los órganos de la Administración del Estado deberán realizarse mediante transferencia electrónica de fondos.

3.- Flexibiliza plazos de los proceso: Si se trata de compras que no sean urgentes y que no estén relacionadas con la emergencia sanitaria, te sugerimos revisar la posibilidad de modificar los contratos, a fin de flexibilizar los plazos y acuerdos de niveles de servicio (SLA), cuando el cumplimiento de lo pactado originalmente pueda verse claramente dificultado en la situación de excepcionalidad propiciada por el COVID-19. De este modo, es posible anticiparse a eventuales incumplimientos, los que podrían evitarse. Cabe recordar que las modificaciones contractuales tienen como límite el 30 %, del monto originalmente pactado.

4.- Considera la fuerza mayor y/o caso fortuito como eximentes o atenuantes de responsabilidad: Esto en los procedimientos referidos a medidas derivadas de incumplimientos de proveedores, como el cobro de multas, garantías o términos anticipados. Si se plantean situaciones de caso fortuito o fuerza mayor asociadas a la contingencia sanitaria, tales como interrupción en su cadena de abastecimiento, atrasos en la entrega por falta de personal u otras, te recomendamos ponderar debida y razonadamente tales justificaciones y, eventualmente, aplicar atenuantes o eximentes de responsabilidad. Con todo, no corresponde condonar incumplimientos sin un proceso previo en el que se consideren los descargos del proveedor y se califiquen los hechos que concurren en el caso.