El taller online convocó a cerca de 70 asistentes de todo el país quienes recibieron herramientas específicas para mejorar el proceso de administración de contratos, además de información práctica, asesoría y respuestas a sus consultas por parte de especialistas de ChileCompra.    

El pasado jueves 24 de julio, más de 70 funcionarias y funcionarios de municipios y organismos del sector salud participaron del taller online sobre “Buenas Prácticas en Gestión de Contratos”, iniciativa que forma parte del programa “Planes de Apoyo en Probidad y Transparencia” que desarrolla ChileCompra con 19 instituciones públicas.

El taller fue diseñado para que los organismos públicos administren adecuadamente sus contratos, asegurando que los bienes y servicios que compran, desde obras menores hasta la adquisición de insumos médicos, se entreguen de forma correcta, a tiempo y con la calidad esperada.

La actividad contó con las exposiciones de Juan Cristóbal Moreno, jefe de Observatorio ChileCompra, Daniela Véliz, abogada del Departamento de Fiscalía de ChileCompra, Katherine Cifuentes, administradora pública y analista de Gestión de Contratos del Departamento de Administración y Finanzas de ChileCompra y Pablo Ferrada, profesional encargado del monitoreo de Nuevos Procesos de Compra y Gestión Contractual, quienes entregaron herramientas y conocimientos esenciales para prevenir errores en la ejecución de contratos.

Gestión de Contrato: un proceso obligatorio 

La administración de contratos en organismos públicos es una obligación legal respaldada por la Ley N° 19.886 sobre Compras Públicas, que en su artículo 13 regula las modificaciones contractuales, multas y términos anticipados. Esto significa que las instituciones deben seguir estrictas normas para garantizar que cada peso gastado se invierta correctamente. Asimismo, el artículo 30 faculta a la Dirección ChileCompra para dictar instrucciones obligatorias que fortalezcan la probidad y eficiencia en las contrataciones.

Durante el taller se presentaron y detallaron las implicancias de una buena gestión, entre ellas:

• Control y verificación de entregables pactados.
• Asegurar el cumplimiento de plazos y niveles de servicio (SLA).
• Seguimiento del consumo presupuestario.
• Aplicación de sanciones o medidas correctivas cuando sea necesario.
• Registro de todas las actuaciones contractuales, especialmente en casos críticos.

Asimismo, se subrayó que una mala gestión puede derivar en problemas tanto de ejecución de un proceso como en la debida ejecución de los recursos del Estado. Entre ellos, el riesgo del cumplimiento de objetivos institucionales, mala utilización de recursos públicos o responsabilidad administrativa y la generación de retrasos operacionales, insatisfacción de usuarios y fallas en servicios clave.

Por otra parte, una mala gestión en los contratos puede generar como resultado una mala calidad de servicios o la no prestación de servicios a la ciudadanía. Por ejemplo:

• Retrasos en obras y servicios: Un hospital que necesita nuevos equipos, pero la entrega se retrasa por problemas en el contrato.
• Mala utilización de recursos: Si no se supervisa bien, el dinero de todos los chilenos podría no usarse de la mejor manera.
• Servicios de menor calidad: La falta de control puede llevar a que los productos o servicios no cumplan con lo prometido, afectando directamente la atención a las y los ciudadanos.

Detección de errores y posibles sanciones

El taller también abordó los errores más comunes que suelen producirse en la gestión de contratos, entre ellos, la falta de conocimiento cabal y en detalle de los productos y servicios pactados en el contrato, o bien la falta de seguimiento sistemático, la ausencia de documentación, la formalización deficiente del seguimiento de los hitos del contrato y la gestión exclusiva vía correos electrónicos, lo que conduce a una falta de estructura y trazabilidad de los procesos.

En materia de sanciones por no cumplimiento, se recalcó que estas deben estar expresamente establecidas en el contrato y su aplicación debe ser comunicada formalmente, fundada en registros documentales, proporcional a la falta y respetuosa del procedimiento administrativo, en conformidad con la Ley 19.886, su Reglamento (DS 661) y la Ley 19.880 de Procedimiento Administrativo. Los tipos de sanciones incluyen amonestaciones formales, multas, término anticipado del contrato y otras medidas como suspensión de pagos o activación de garantías.

Finalmente, se enfatizó la importancia de la realización de un buen cierre contractual como la etapa final que asegura el cumplimiento de compromisos, además de respaldar legal y financieramente a la institución. Asimismo, permite evaluar el desempeño del proveedor y así contar con información para futuras contrataciones.

Entre las buenas prácticas y recomendaciones generales compartidas, se destacaron:

• Planificar la administración del contrato desde la etapa de licitación, incluyendo cláusulas claras y herramientas de seguimiento.
• Definir responsabilidades claras desde el inicio, designando formalmente al Administrador de Contrato.
• Realizar seguimiento periódico con evidencia, utilizando checklists y registros formales.
• Identificar y gestionar los riesgos a tiempo, clasificando contratos críticos y estableciendo medidas preventivas.