Sigue estas recomendaciones para disfrutar de las celebraciones resguardando la probidad, eficiencia y transparencias de tus contrataciones.

Estamos a un paso de comenzar un nuevo mes de septiembre y con ello, una nueva celebración de Fiestas Patrias, oportunidad en que municipios de todo el país realizan diversas contrataciones para festejar con la ciudadanía.

Desde la Dirección ChileCompra, se recuerda a los encargados de adquisiciones de las distintas reparticiones, el uso de Compra Ágil para montos menores a 100 UTM y de la tienda de Convenios Marco como procedimiento prioritario de compra para montos superiores a 100 UTM. Decisiones de contratación que deben procurar la probidad, eficiencia y austeridad.

Revisa las siguientes recomendaciones:

1.- Planifica: Se debe tener claridad sobre cuál es el motivo del evento, el público al que está dirigido, la fecha, el lugar, el clima y, por sobre todo, justificar el motivo de evento.

2.- Define el presupuesto: Establecer un presupuesto detallado que incluya todos los costos asociados, como arriendo de lugares, servicios de catering, publicidad, seguridad, entre otros. Compara tu presupuesto con otras compras similares de otros organismos públicos.

3.- Selecciona el procedimiento de compra adecuado: Elige el procedimiento de compra adecuado, priorizando el uso de Compra Ágil para montos menores a 100 UTM y de la tienda de Convenio Marco para las que superen esa cifra.
En el caso de licitaciones, las bases técnicas deben incluir todo lo necesario para llevar a cabo los eventos, en términos de recursos humanos (productor, asistente de producción, anfitrión, locutor, entre otros), servicios profesionales (diseñador, edición video, fotógrafo, periodista para difusión, registro fotográfico, técnico audiovisual) e infraestructura (tipo de amplificación, calefacción, aire acondicionado, generador de corriente, iluminación, micrófono, proyector, sillas, mesas). En caso de que el evento contemple la participación de artistas, se debe solicitar a los oferentes la presentación de la documentación correspondiente que acredite que éstos cuentan con la representación de los mismos.

4.- Designa una Comisión Evaluadora: Recuerda que con la aplicación de la ley que moderniza el sistema de compras públicas, que todos los funcionarios, independiente de su calidad jurídica, que tengan por función evaluar o calificar procesos de licitación pública o privada, deberán suscribir una Declaración Jurada de ausencia de conflicto de intereses por cada procedimiento en el que participe. Deben cursarse las inhabilidades correspondientes y abstenerse de participar personas que pueden tener conflictos de interés con oferentes o sus representados, incluyendo a artistas o animadores que sean contratados especialmente para la ocasión.

5.- Adjudica: Realiza la selección del proveedor de acuerdo con los plazos definidos y ajustándose a lo dispuesto en el informe de evaluación. Recuerda que desde el 12 de diciembre pasado sólo pueden participar de los procesos quienes se encuentren inscritos y en estado hábil en el Registro de Proveedores. En el caso de empresas, estas deben cumplir con la Declaración Jurada donde informan sus beneficiarios finales.

6.- Gestión de Contrato: Elabora un contrato detallado que incluya todos los términos y condiciones acordados, así como las obligaciones de ambas partes.

7.- Controles internos: Intensifica los controles internos de tu organismo. Respalda y justifica la ejecución del gasto asociado al evento.

8.- Supervisa el cumplimiento del contrato: Recuerda generar la supervisión del cumplimiento del contrato durante la realización del evento, y controla que se cumpla todo lo establecido en las bases de licitación.

9.- Evalúa: Considera también generar una evaluación post evento de los factores que se podrían mejorar.

Ten presente que el buen uso de los recursos públicos y la posibilidad de auditorías y fiscalizaciones de parte de la Contraloría General de la República para verificar el cumplimiento de las normativas y la correcta ejecución de los eventos.

Asimismo, recomendamos revisar el instructivo que Contraloría envió a los municipios por uso de recursos públicos en festivales y evento, el cual entrega orientaciones sobre el contenido de los eventos que pueden ser financiados con recursos públicos e insta a no utilizar estos eventos con fines políticos.