Desde mayo de 2020, el servicio de producción de eventos se adquiere a través de Bases Tipo y Compra Ágil, nuevas modalidades de compra que reemplazaron el Convenio Marco y que permitieron abrir un mercado potencial a más de 17 mil empresas del rubro en todo el país.

La Dirección ChileCompra lanzó la modalidad de compra Bases Tipo de Licitación a fines del año 2018, como un instrumento para promover mayor participación de los proveedores en los rubros que dejaron de formar parte de los Convenios Marco. Uno de ellos es el de Eventos, cuyos servicios se adquieren ahora a través de Compra Ágil en el caso de compras menores a 30 UTM y licitaciones hasta 5.000 UTM.

Para procesos de mayor complejidad y montos se encuentra disponible la modalidad de Bases Tipo de Licitación, que contienen los aspectos administrativos fijados por ChileCompra y validados por la Contraloría General de la República. De esta manera, las áreas compradoras de los organismos públicos sólo deben concentrarse en los aspectos técnicos de la compra, es decir, el servicio que requieren y sus condiciones, mientras que los proveedores pueden revisar este requerimiento, con bases administrativas estandarizadas, con lo que se facilita su entendimiento.

Así lo han comprobado Katherine Cid, jefa de la unidad de administración y procesos de la Subdirección de Marketing de Sernatur y la analista del área, Fernanda Pérez, quienes han participado en la elaboración de dos licitaciones, actualmente en etapa de evaluación de ofertas y adjudicación.

“El uso de las Bases Tipo y de sus criterios sí facilita el trabajo en el sentido de que no hay que armar algo desde cero. El hecho de tener las Bases Tipo nos facilita enormemente, al tener el contexto, el enmarcado, y si bien nosotros tenemos que poner todos nuestros requerimientos técnicos, y todos los servicios que esperamos conseguir con la compra, ya viene dado este marco y eso indudablemente que facilita la labor sobre todo del área administrativa en levantar una compra”, explica  Katherine Cid.

Considerando que la Subdirección de Marketing es el área que más realiza compras relacionadas a eventos y ferias en Sernatur, afirman que el servicio de “producción de eventos no es simple, tiene muchos detalles, pero cuando tienes lo medular, la guía del trabajo, la tarea se convierte en algo es más fácil porque tienes que ir llenando los campos, entonces se facilita bastante la labor”.

En el caso particular de las dos licitaciones en donde utilizaron la nueva modalidad de Bases Tipo, Fernanda Pérez indica que utilizaron los criterios y los anexos. “No las ocupamos al 100%, trabajamos en la licitación en base también a nuestra experiencia en las grandes compras, pero sí aplicamos los criterios de las Bases Tipo para podernos guiarnos. Nos demoramos mucho menos de lo que nos podríamos haber demorado. En dos semanas sacamos dos licitaciones que son súper grandes con criterios de evaluación mucho más amplios de lo que teníamos antes en las grandes compras de Convenio Marco, pudimos incorporar varias cosas y eso sí nos ahorró tiempo”.

En ese sentido, la jefa de la unidad de administración y procesos de la Subdirección de Marketing de Sernatur destaca que gracias a las Bases Tipo pudieron tener más libertad para en el uso de los criterios de evaluación, “de poder decidir qué criterios utilizar, cuál ponderación darle, a cuál le doy más importancia, porque efectivamente dado que los servicios son complejos, a mí me interesa evaluar ciertas cosas de mis proveedores. Mis producciones de eventos no son pequeñas, entonces me interesa bastante que los que postulen y adjudiquen finalmente tengan la experiencia necesaria para llevar a cabo proyectos de gran envergadura”.

Cabe mencionar que las Bases Tipo para el servicio de Eventos fueron sometidas a un proceso de participación ciudadana para recoger los aportes de los actores involucrados de la industria y la ciudadanía en general.

Asimismo, en mayo 2020 se dio término al Convenio Marco de Producción de Eventos ID 2239-6-LP13 que rigió durante seis años con sólo 211 empresas adjudicadas, que representaban apenas el 1,5% de las Mipymes del rubro a nivel nacional.

Con el uso de las Bases Tipo y la Compra Ágil, se abrió este mercado a más de 17 mil empresas del rubro de producción de eventos, 99,76% de las cuales son micro, pequeñas y medianas empresas (Mipymes) regionales, que pueden participar con mayores oportunidades y facilidad de ventas y negocios con el Estado en todas las regiones del país.