Se acercan las Fiestas Patrias y muchos organismos públicos están preparando distintas celebraciones para festejar junto a funcionarios y la ciudadanía. Para ello, es importante que las instituciones sigan las instrucciones y recomendaciones de probidad, eficiencia y austeridad para sus eventos:  

1. Planifica indicando con claridad el motivo del evento, el público al que se dirige, la fecha, el lugar y justificándolo.
2. Define el presupuesto detallando todos los costos asociados y comparándolo con compras similares de otros organismos públicos.
3. Selecciona el procedimiento de compra adecuado, priorizando el uso de mecanismos competitivos como la licitación pública o la Compra Ágil y detallando en las bases técnicas todo lo necesario para el evento. Si el evento contempla la participación de artistas, se debe solicitar a los oferentes la documentación que acredite su representación.
4. Designa una Comisión Evaluadora donde todos los funcionarios que tengan por función evaluar o calificar procesos de licitación pública o privada, independiente de su calidad jurídica, suscriban una Declaración Jurada de ausencia de conflicto de intereses por cada procedimiento en el que participen, debiendo cursarse las inhabilidades y abstenciones que correspondan.
5. Adjudica al proveedor de acuerdo con los plazos definidos y ajustándose a lo dispuesto en el informe de evaluación.
6. Gestiona un contrato detallado que incluya todos los términos, condiciones y obligaciones acordadas por ambas partes.
7. Aumenta los controles internos de cada organismo, respaldando y justificando la ejecución del gasto asociado al evento.
8. Supervisa el cumplimiento del contrato durante la realización del evento y controla que se cumpla todo lo establecido en las bases de licitación.
9. Realiza la evaluación posterior al evento y considera los aspectos que se podrían mejorar.

Ten presente que el buen uso de los recursos públicos y la posibilidad de auditorías y fiscalizaciones de parte de la Contraloría General de la República para verificar el cumplimiento de las normativas y la correcta ejecución de los eventos.