I. Municipalidad de Santiago: “En un contexto de pandemia el rol del Estado es crítico y no podemos dejar caer a nuestros proveedores y la gestión de contratos asegura ahorro de tiempo y de gestión”
Conversamos con el administrador municipal Juan Francisco García Mac-Vicar acerca de la exitosa experiencia en la implementación del módulo Gestión de Contratos impartido por ChileCompra.
La Ilustre Municipalidad de Santiago es uno de los municipios más grande del país y de acuerdo con su administrador municipal don Juan Francisco García Mac-Vicar, gestiona contratos de alrededor de 50 mil millones de pesos.
En su experiencia, esta situación genera algunas dificultades administrativas como “llevar a cabo una correcta trazabilidad que permita identificar dónde está cada contrato y coordinar los tiempos para cada licitación. Esto hacía que se perdiera el foco principal y solo estábamos pendientes de los contratos que nos producían problemas”.
En este contexto, surgió la idea de crear la Unidad de Contratos al interior del municipio, “con el propósito de tener una panorámica desde la administración y las finanzas que colaborara con todas las unidades técnicas”, señala García Mac-Vicar.
Fue así como la I. Municipalidad de Santiago inició la búsqueda de un software que entregara reportabilidad, “si bien contábamos con aplicaciones que nos permitían obtener reportes en distintos ámbitos, había una nebulosa en relación a la gestión misma del contrato, en cuanto a multas, postergaciones, congelamientos, etc. Fue en ese camino cuando nos encontramos con la propuesta de ChileCompra. Desde entonces, el módulo en www.mercadopublico.cl ha funcionado bastante bien, la municipalidad, los directores, los profesionales y las unidades técnicas han entendido la necesidad de contar con un equipo que apoye la gestión de los contratos y se han capacitado internamente”.
Cabe señalar, que el módulo de Gestión de Contratos ha experimentado una serie de mejoras desde septiembre 2020 a enero de 2021. Se han digitalizado trámites que anteriormente se realizaban completamente en papel logrando una mayor transparencia y trazabilidad de las compras del Estado y el gasto de los recursos públicos.
Módulo Gestión de Contratos de ChileCompra
Una etapa fundamental de las compras públicas es la Gestión de Contratos entre las instituciones del Estado y los proveedores que facilitan sus productos y servicios, respecto de la cual se ha aumentado la transparencia brindando información en línea en torno a los gastos que se han generado producto de un contrato, si hubo ampliaciones de éstos y si existieron sanciones y/o multas por incumplimientos de contrato.
Una etapa fundamental de las compras públicas es la Gestión de Contratos entre las instituciones del Estado y los proveedores que facilitan sus productos y servicios, respecto de la cual se ha aumentado la transparencia brindando información en línea en torno a los gastos que se han generado producto de un contrato, si hubo ampliaciones de éstos y si existieron sanciones y/o multas por incumplimientos de contrato.
Se trata de una herramienta de uso obligatorio de acuerdo con el artículo 96 bis del Reglamento de Compras: por ello, los organismos deberán crear fichas de contratos, para todos los procesos, sin importar la modalidad de compra, mayores a 1000 UTM y para todos los procesos mayores a 100 y menores a 1.000 donde por la naturaleza de la contratación se hace obligatorio la firma de un contrato, y es en este módulo donde se pueden registrar todos los movimientos ejecutados durante la vigencia de un contrato.
Así tanto proveedores como compradores pueden contar con las herramientas e información asociada a sus contratos en las compras públicas de forma online, estructurada y estandarizada. García Mac-Vicar señala al respecto, “Esta propuesta busca colaborar, ayudar, simplificar y evitar una sanción, anteponiéndonos a las deficiencias que pueda presentar un contrato. Tenemos expectativas en que la unidad de Gestión de Contratos se convierta en un músculo que dé soporte a un proceso trascendente y colaborativo”.
De acuerdo con la encargada de Control de Gestión de Contratos de la Municipalidad de Santiago Marlene Moya, “El módulo es una herramienta que ha permitido agilizar algunos procesos, ha sido bastante ágil y ChileCompra ha ayudado con las capacitaciones. Esto ha tenido un impacto en las unidades que han valorado esta herramienta.”
“Tenemos muchas expectativas, creemos que esta herramienta va a potenciar la función de los contratos. Tenemos cerca de 150 contratos sobre mil UTM, lo cual incide en el presupuesto y función municipal. Somos la municipalidad más grande Chile y queremos marcar una pauta, tenemos una gran responsabilidad”, agrega Marlene Moya.
“Tenemos la responsabilidad de pagar la factura a 30 días y en un contexto de pandemia el rol del Estado es crítico, por tanto, nosotros no podemos dejar caer nuestros proveedores y la gestión de contratos asegura ahorro de tiempo y de gestión”, señala Juan Francisco García.
