Revisa las recomendaciones para hacer buen uso de garantías que se solicitan a proveedores
Estos instrumentos son de uso restringido y deben utilizarse solamente en contratos de mayor cuantía, donde existen mayores riesgos de incumplimientos que pudieran afectar de manera importante la operación del organismo público y la calidad del servicio que se presta a la ciudadanía.
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A través de la Directiva 41 la Dirección ChileCompra entrega recomendaciones a los compradores públicos para que junto con cautelar el cumplimiento de entrega de bienes y servicios a través de las garantías, se consideren montos que no desincentiven la participación de los oferentes en las licitaciones del Estado. Especialmente en lo que respecta del segmento de la micro, pequeña y mediana empresa.
El documento indica que estas garantías -que normalmente se tratan de boletas de garantía bancarias, vale vista, pólizas de seguro y certificados de fianza- deben solicitarse para velar por el cumplimiento los contratos de mayores montos, donde existan mayores riesgos de incumplimientos que pudieran afectar de manera importante la operación del organismo público y la calidad del servicio que se presta a la ciudadanía. Como por ejemplo las garantías de seriedad y de fiel cumplimiento para contratos de ejecución de obras, de externalizaciones de servicios, o aquellos donde la oportunidad de entrega del bien o prestación del servicio es un factor crítico.
La Directiva 41 recuerda además que cualquiera sea el instrumento que entreguen los proveedores, este debe ser siempre pagadero a la vista y tener el carácter de irrevocable.
Adicionalmente, indica el documento, estas garantían pueden hacerse efectivas ante multas y sanciones o para caucionar íntegramente el valor de los anticipos que una entidad compradora eventualmente entregare a un proveedor.
Recomendaciones para compradores:
1.- No exijas garantías de ningún tipo, cuando compres productos o servicios de bajo costo, de uso habitual y que no afecten el normal funcionamiento del organismo.
2.- Evalúa otras alternativas que sirvan para resguardar el cumplimiento del contrato, tales como multas o términos anticipados.
3.- Construye una Matriz de Riesgo para evaluar el riesgo de incumplimiento del proveedor, en función del tipo de producto y/o las condiciones del servicio.
4.- En aquellos procesos en que estimes pertinente exigir una garantía, está debe ser proporcional al monto de la compra y no una barrera de entrada para la participación.
5.- Considera exigir solamente la garantía de fiel cumplimiento de contrato, ya que esto incentiva una mayor participación de los proveedores.
6.- Una tercera persona puede tomar la garantía. En este caso es importante que al presentarla identifiques que es para la oferta presentada por tu empresa.
7.- Define un procedimiento formal para custodiar los documentos, que incluya la entrega o reemplazo oportuno de las garantías, inmediatamente cuando las etapas del proceso se cumplan. Define a las personas responsables de la custodia y entrega de los documentos.
8.- En el caso de la contratación de servicios profesionales de personas, define otros mecanismos o instrumentos para asegurar el cumplimiento de la prestación, tales como:
- pagos asociados a la aprobación de los Informes de recepción.
- multas asociadas a deficiencias en los niveles de servicio (plazo de entrega, contenidos, calidades especificadas, entre otros).
- calificaciones negativas al proveedor, cuyos resultados se muestran en el sistema de compras públicas.
- término anticipado del contrato o suspensión por incumplimiento de niveles de servicio.
